Как узнать что сотрудник ворует?

Как узнать, что ваши сотрудники начинают работать на себя, используя ресурсы компании, рабочее время, оборудование и расходные материалы


Бизнес внутри бизнеса

Наверное, каждому руководителю знакома такая картина: вороватый взгляд и смущенная улыбка его работника… Да, сотрудник, который использует служебные ресурсы в личных целях – в наше время не редкость.
Он может разговаривать с родственниками по межгороду или бродить по Интернету за ваш счет, может выполнять «левые» заказы на вашем оборудовании, а может и «продавать» ваших клиентов конкурентам.
В России воровали всегда, воруют сегодня, будут воровать у своих хозяев и завтра, причем коммерческие структуры к этому особенно располагают.



Известно, что развитие бизнеса, особенно в сфере услуг, в большей части зависит не от технической составляющей, а от «человеческого фактора». Организовав техническую составляющую, собственник нанимает сотрудников, основной задачей которых становится привлечение и обслуживание клиентов, продвижение компании и вытекающее отсюда получение прибыли. Сотрудник общается непосредственно с клиентами, он привлекает их в компанию, продает им услуги компании. На первых порах практически каждый стремится проявить себя с лучшей стороны и выкладывается настолько, насколько ему это позволяют его возможности. Однако со временем вы можете заметить, что в фирме происходит что-то не то, число клиентов не растет или даже сокращается, прибыльность бизнеса падает, а в итоге выясняется, что ваш сотрудник начал использовать возможности вашей фирмы, чтобы получать выгоду исключительно для себя.
Редакция пригласила руководителей предприятий и специалистов по работе с персоналом обсудить ситуацию и получить ответы на вопросы: «Как распознать?», «Как реагировать?» и «Как предотвратить?»
Как распознать, что сотрудник работает на себя?



Скрывать работу на свой карман можно только до поры до времени. Как бы хорошо ни маскировался «внутренний предприниматель», всегда остаются следы его деятельности. Так же как и признаки, по которым его можно распознать. Участники обсуждения назвали как главный критерий (невыполнение прямых обязанностей), так и несколько косвенных признаков.



СОТРУДНИК НЕ СПРАВЛЯЕТСЯ С ОБЯЗАННОСТЯМИ. Основной показатель того, что сотрудник в рабочее время начинает работать на себя – невыполнение им основных обязанностей. Если он стал хуже выполнять свою работу, перестал справляться с объемом, с которым раньше справлялся без проблем, допускает неоправданные задержки или срыв сроков, хотя раньше за ним такого не замечалось – это тревожный симптом. Безусловно, причина может быть другой, но достаточно часто она заключается именно в том, что у сотрудника появились «более важные» дела.

ОТСУТСТВИЕ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ. Должны настораживать ситуации, когда сотрудника не оказывается на рабочем месте. «Нарушители» придумывают самые немыслимые оправдания: плохое самочувствие, похороны родственников, проблемы в семье, лопнувшая батарея и даже болезнь любимой канарейки. Они начинают чаще брать отгулы и больничные листы. Если работа «нарушителя» связана с периодическими выездами, то он начинает постоянно опаздывать, долго задерживаться в каких-либо поездках.

СНИЖЕНИЕ ИНТЕРЕСА К РАБОТЕ. Когда все мысли заняты «собственным бизнесом», у работников заметно снижается интерес к основной работе. Частая погруженность сотрудника в собственные мысли зачастую свидетельствует отнюдь не о его своеобразных личных качествах, а о том, что он работает не только на вас. И именно по этой причине он думает о чем-то другом – а не о ваших производственных проблемах.

ИЗЛИШНЕЕ УСЕРДИЕ. К тревожным индикаторам относится и обратное явление: сотрудник стал слишком рано приходить на работу или постоянно задерживается дольше остальных.

НЕОПРАВДАННАЯ ЛЮБОЗНАТЕЛЬНОСТЬ. Еще один признак – когда ваш сотрудник задает технические вопросы, которые не имеют непосредственного отношения к выполняемым в данный момент работам.

РОСТ РАСХОДОВ. Обратите внимание на такие факторы, как возрастание Интернет-трафика (причем часто во внерабочее время), увеличение расхода материалов, рост транспортных расходов – если они оплачиваются.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ РАЗГОВОРЫ. Признаки работы сотрудника на самого себя можно усмотреть в том, что он резко прекращает свою работу за рабочим столом или разговоры по телефону, когда к нему подходит руководитель. Он начинает получать больше личных звонков на сотовый, часто выходит с телефоном в коридор, в тамбур, в помещение для курения.

ПОСТОРОННИЕ КЛИЕНТЫ. Каждый руководитель знает специфику задач, поставленных перед своими работниками. Если вы замечаете, что сотрудник ведет телефонные переговоры на не связанные с работой темы или в офисе компании появляются незнакомые люди, необходимо серьезно задуматься: не завелся ли у вас «крот»?

НЕКОНТРОЛИРУЕМАЯ ПОЧТА. Сотрудник пользуется внешними почтовыми системами, которые находятся вне контроля компании.

НЕОБЪЯСНИМОЕ ПОВЕДЕНИЕ КЛИЕНТОВ. Вам знакома ситуация, когда клиенты хотят общаться только с одним вашим сотрудником? И если тот болеет, заказчики предпочитают дождаться его выхода на работу? Можно объяснить этот факт высочайшим уровнем обслуживания, который обеспечивает заказчикам ваш сотрудник. А можно задать себе вопрос: а соблюдает ли он установленный в компании порядок выполнения работ, не пользуется ли обходными путями, чтобы, например, не согласовывать заказ у руководителя среднего звена?

МНЕНИЕ СОТРУДНИКОВ
Совесть умирает от несправедливости



Возможностей для лавирования на любом предприятии – масса! На нашем – в том числе. Как ни парадоксально, но лично у меня желание использовать служебные ресурсы во многом связано с амбициями, с желанием работать не только на кого-то, но и на себя. Любое проявление несправедливости со стороны руководства – и совесть просто «умирает»: разговоры по межгороду, использование служебного автотранспорта, работа с клиентами в обход фирмы – все возможно при желании и умении обводить начальство вокруг пальца. Наверное, тут имеет место и авантюризм, внутреннее желание доказать самой себе, что ты умнее тех, кто тобой руководит, – можешь у них под носом работать на себя. И тем не менее, главная причина подобной, как говорят наши руководители, «моральной неустойчивости» кроется в банальном желании больше заработать! Думаю, что если бы я чувствовала себя на 100% финансово независимой, в такие игры я бы не играла – несмотря на их увлекательность. Максимум – использовала бы служебный Интернет и корпоративный телефон для собственных целей.



Ольга, сотрудник риэлторской фирмы, г. Волгоград.



У каждого есть соблазн воспользоваться «живыми» деньгами

Говорить об этом очень неприятно, и многие компании замалчивают это явление. Но существуют люди, получившие название «присвоенцы» – это торговые представители, которые не сдают деньги в кассу компании, а тратят их на свои нужды: в казино поиграть, девушку в ресторан сводить.… Вообще у каждого торгового агента есть соблазн воспользоваться «живыми» деньгами. Начинается все обычно с мелочей, с бензина, например. «Сейчас возьму, а завтра зарплату получу и вложу необходимую сумму». Но практика говорит об обратном – это затягивает, как трясина. А потом человек запутывается, и остановиться бывает трудно. В любом случае на предприятии необходим финансовый контроль: тогда вы знаете, от каких фирм, когда, какие суммы должны были поступить в кассу. Однако некоторые торговые представители, даже имея отчетность, умеют скрыть часть денег. Не хочу рассказывать об этом подробно – потом все будут так делать. Есть еще один вариант – это для более крупных компаний – собственные службы безопасности. В нашем городе были судебные разбирательства по таким делам. Люди получили условные сроки, и их обязали выплатить компаниям определенную сумму.



Анатолий ПЕЧЕРИЦА, директор по продажам пищевого концерна «Вентокальдо», г. Красноярск



Мыслей, что я обкрадываю фирму, не было
В начале моей карьеры я работал рядовым сотрудником в агентстве, производящем видеоматериалы. При двух ставках моя зарплата едва превышала 200 долларов. Но в моем круглосуточном распоряжении был монтажный пульт, на котором, взяв «левый» заказ, за пару часов можно было заработать 100 долларов. Мыслей, что я обкрадываю фирму, не было. Если бы мне тогда платили достойную зарплату, я конечно, ночами напролет денег для себя не зарабатывал бы. Кстати, все приличные специалисты из той фирмы со временем ушли. Теперь там вынуждены платить новым сотрудникам больше.



Алексей ПОЛЯКОВ, руководитель агентства «Бренд дизайн» », г. Сергиев Посад.



Десять признаков существования паразитических схем



1 Уменьшение оборота или спроса на отдельные товары/услуги


Если учет показывает уменьшение оборота, которое невозможно объяснить внешними факторами, – например, появлением новых конкурентов, – то имеет смысл поискать «конкурентов» среди своих же сотрудников. Особенно следует насторожиться, если происходит необъяснимое падение спроса на отдельные товары или услуги, – ведь, как правило, «внутренние бизнесмены» ограничены в своем ассортименте.



2 Уменьшение объема заказов постоянными клиентами


Маловероятна ситуация, когда у постоянного клиента вдруг снижаются потребности в ваших товарах/услугах. Либо клиент совсем уходит к вашему явному конкуренту, либо продолжает делать заказы в полном объеме. Другой вопрос, что выполнение этих заказов может частично обеспечиваться вашими же сотрудниками, – но на благо своему карману.



3 Нехарактерная для обычного потребителя структура заказа


У каждого потребителя существуют вполне реальные и легко определяемые нужды. Если клиент приобретает ПО, то ему требуются также услуги по установке, настройке, сопровождению и обучению; если покупает услуги скоростного Интернета – то ADSL-модем, кабели, опять-таки услуги по настройке и т.д. И так в каждом случае.
По идее, все это должно просчитываться еще в бизнес-плане, и если вдруг клиенты, которых обслуживает ваш работник, начинают раз за разом делать странные в своей ограниченности заказы, то... делайте выводы.



4 Отсутствие прогнозируемого роста доходов


Вы хорошо продумали свой бизнес, вы просчитали его будущий рост, исследовав социальные, экономические, демографические предпосылки и конкурентную среду, но ошиблись в прогнозах? Не спешите разочаровываться – быть может, вы вовсе и не ошиблись. Просто желанная прибыль оседает в карманах ваших работников.



5 Несоответствие роста числа клиентов росту оборота


Признак, близкий по смыслу к № 3. Паразитический бизнес никогда не возникает одновременно с «родительским», и его можно выявить благодаря такому запаздыванию. Когда оборот фирмы растет, руководитель может пребывать в уверенности, что все ОК, однако признаком неблагополучия может оказаться снижение средней стоимости одного заказа по сравнению с предыдущими временами. Следите за «средним чеком» своих клиентов.



6 Потеря клиентов


Необходимо тщательно отслеживать клиентский портфель. Если происходит утечка клиентов – это сигнал. В первую очередь о том, что ваши сотрудники выполняют свою работу ненадлежащим образом – вовремя не завезли продукцию, не предложили новый ассортимент. А им просто времени не хватило на это, потому как они работают не только на вас.



7 Время, проведенное с клиентом, не соответствует стоимости заказа


Вычислить тех сотрудников, которые пекутся в первую очередь о своем кармане, можно по слишком большому времени, затрачиваемому ими на работу с клиентом по сравнению с величиной его заказа.



8 Увеличение расходов фирмы


Чуть не поголовно менеджеры всех мастей пользуются на работе Интернетом и офисной техникой – например, для подготовки и распечатки контрольных и рефератов себе, родным и знакомым. Некоторые превращают это в дополнительный бизнес. Работники других категорий пользуются к своей вящей пользе другими «расходниками» фирмы. Выход один – следить за расходами и требовать отчетов и объяснений.



9 «Хороший» сотрудник вдруг становится «плохим»


«Внутренний» бизнес не возникает мгновенно. Прежде чем начать работать на себя, сотруднику нужно освоиться и присмотреться. Но поскольку эти «бизнесмены», как правило, являются активными, квалифицированными и даже талантливыми людьми, эти качества проявляются у них сразу. И они попадают в категорию лучших сотрудников. Если вдруг у вашего, прежде «хорошего», сотрудника снизились показатели – например, уменьшились получаемые им проценты, – то имеет смысл задуматься, а не нашел ли он себе дополнительный заработок за ваш счет.



10 Изменения в образе жизни/ внешнем виде сотрудника


Зачастую достаточно лишь внимательно присмотреться к своим сотрудникам. Как они одеваются? не слишком ли дорогие у них телефоны? на чем приезжают на работу? куда ходят и где отдыхают? Люди совсем не склонны маскировать свое благополучие, и внимательному руководителю не составит труда заметить, есть ли между официальными доходами работника и его образом жизни значительная разница.


ООО «Доблесть-ОСИ»


«Немыслимые оправдания для отгулов и опозданий»

Чтобы своевременно распознать такую ситуацию, следует в первую очередь обращать внимание на соблюдение работником трудовой дисциплины. Если работа сотрудника связана с периодическими выездами, то, безусловно, когда сотрудник начинает работать «для себя», он постоянно опаздывает, долго задерживается в каких-либо поездках. Сотрудник начинает чаще брать отгулы и больничные листы, придумывая самые немыслимые оправдания. Должностные обязанности выполняются им с большими задержками в сроках – без каких-либо реальных оснований. Признаки работы сотрудника самого на себя также можно усмотреть в том, что он чаще общается по сотовому телефону, резко прекращает свою работу за рабочим столом или разговоры по телефону, когда к нему подходит руководитель.


Наталья КАРЖАВИНА, руководитель
юридического департамента ООО «Доблесть-ОСИ».



Десять причин, по которым сотрудники начинают работать на свой карман



НИЗКАЯ ЗАРПЛАТА. Самая распространенная причина, побуждающая сотрудников искать способы компенсации. Если на предприятии платят зарплаты, за которую сам руководитель не согласился бы работать ни при каких обстоятельствах, то основное, чем ему придется заниматься в таком случае, – это бороться с воровством и выявлять паразитические бизнес-схемы.



ЖАДНОСТЬ. Высокая зарплата еще не гарантирует, что получающий ее сотрудник не будет искать дополнительный доход – в том числе, за счет работодателя. Слаб человек, испокон веков присущи ему жадность и зависть. Активная реклама «кредитов с нулевым первым взносом и без справки о зарплате» побуждают людей покупать и покупать, невзирая на его реальные финансовые возможности. Стоит «зацепить» одного – потянутся другие. «Вон Вася взял в кредит новую машину! А ведь у него зарплата не больше твоей!» – ноет жена, и муж-дизайнер начинает делать визитки «на сторону», а муж-монтажник кабельного телевидения – производить несанкционированные подключения.



ДОЛГИ. Сотрудник проигрался на скачках (бирже, etc.) – это, скорее, сюжет из заграничного детектива. А вот что не редкость у нас – так это разорившийся предприниматель, который устраивается на работу, имея за спиной шлейф долгов. Такой работник так и глядит, где можно урвать лишний кусок, да и какая-никакая предпринимательская сметка имеется.
Один такой горе-бизнесмен устроился работать менеджером по продаже и сопровождению дорогой CRM-системы, имея долгов на пару десятков тысяч долларов. Всего через несколько месяцев ему удалось существенно уменьшить долг, и отнюдь не за счет зарплаты.



ЧЕРНЫЙ НАЛ. Если бизнес организован так, что положить деньги в карман очень легко (например, при работе с неучтенной наличкой), – их обязательно туда положат. «Черную кассу» можно доверить разве что жене. Да и то не всегда.



ЗАВЫШЕННАЯ САМООЦЕНКА. Работник с завышенной самооценкой может организовать паразитический бизнес, еще раз доказывая себе свою исключительность. Кстати, среди преступников очень много таких людей.


НЕДООЦЕНКА РУКОВОДСТВОМ. Бывает, что своим успехам фирма обязана сильному и квалифицированному работнику. Если он вовремя не получит от руководства адекватной оценки, включая все формы материального и морального поощрения, то либо совсем уволится, либо неизбежно организует свой «внутренний» бизнес. Что хуже – неизвестно.



ИЗБЫТОЧНАЯ ЭНЕРГИЯ. В любом коллективе имеются неугомонные люди – эмоциональные или экспрессивные лидеры, по терминологии социальной психологии. Одна девушка – менеджер по продаже справочно-правовой системы информации – начала попутно продавать бухгалтерам – клиенткам фирмы – диетическое питание быстрого приготовления. В итоге ее уволили с работы, но она продолжала продавать питание уже как предприниматель. Что интересно, про свою идею она говорила начальнику, но тот просто пропустил ее слова мимо ушей и лишился в итоге и хорошего менеджера, и, быть может, хорошего параллельного бизнеса.



МЕСТЬ. Одна сотрудница риэлторского агентства обиделась за что-то на свою начальницу. С того момента, если показываемая квартира нравилась клиенту, она оформляла сделку через конкурирующую фирму, которая, к тому же, платила ей более высокий процент. Эдакая форма мести, приятно отягчающая собственный карман.



«НЕ ВИНОВАТАЯ Я – ОН САМ ПРИШЕЛ!». Работники сферы услуг (например, парикмахеры или автослесари), а также работники, в чьей власти выдавать документы, подтверждающие расходы (квитанции АЗС, товарные чеки, счета за проживание в гостинице), могут и не иметь потребности в дополнительном «бизнесе», и не проявлять самостоятельной инициативы. Но им трудно будет устоять перед настойчивыми домогательствами клиентов – «Ты мне – квитанцию, я тебе – сам понимаешь…».



ДЕМОН-ИСКУСИТЕЛЬ. «Импульс извне» может иметь и вполне целенаправленный характер и являться, по сути, вербовкой ваших работников. Характерный пример, когда некий «предприниматель» закупает продукцию, а затем ищет и уговаривает продавцов магазинов с идентичным товаром продавать его продукт взамен «хозяйского». И ни тебе аренды, ни налогов, ни лицензии (если речь идет об алкоголе). Прибыль участников такой схемы очевидна, убытки владельца торговой точки – тоже.

МНЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ
Коммерческие структуры располагают к воровству



Сотрудник, который использует служебные ресурсы в личных целях, – в наше время не редкость. В России большинство людей воровали и будут воровать у своих хозяев, а коммерческие структуры к этому особенно располагают. Не заметить – счета за телефон, наличие «посторонних» сайтов в Интернете, на которые ходят сотрудники, зачастую бывает просто невозможно.



Виктор ДОЛМАТОВ, генеральный директор фирмы «VSToro» г. Волгоград



Двойного агента выдают телефонные переговоры
В первую очередь «двойного агента» могут выдать телефонные переговоры на не связанные с работой темы или же появление в офисе компании незнакомых людей. Каждый руководитель знает в принципе специфику задач, поставленных перед своими работниками. В случае если вы слышите не знакомые вам имена, фамилии, названия фирм, адреса, телефоны и т. д., необходимо серьезно задуматься, не имеете ли вы дело с «кротом»?



Василий КУЛИКОВ, Президент ООО «Правовое агентство «КОНСУЛ»




Регулярный срыв сроков заставляет задуматься

Основной показатель того – невыполнение своих основных обязанностей, регулярный срыв сроков по задачам, при том что раньше за сотрудником такого не замечалось. Безусловно, причина этого может быть другой, но достаточно часто она заключается именно в том, что у сотрудника появились «более важные» дела, с основным работодателем никак не связанные. Дополнительными индикаторами могут служить: неоправданно большой интернет-трафик и участившиеся случаи отсутствия на рабочем месте под разными предлогами.



Владимир ВОИСТИНОВ, директор по персоналу компании «ФЕЛИКС»



Утечка клиентов – тревожный сигнал

Обнаруживается это либо случайно (кто-то сказал), либо путем систематического контроля за деятельностью сотрудника. Существует много форм контроля: учет рабочего времени, отчет о проделанной за день работе… Легко проверить, был ли ваш специалист на переговорах или нет. Необходимо тщательно отслеживать клиентский портфель. Если происходит утечка клиентов – это сигнал. В первую очередь о том, что ваши сотрудники не выполняют свою работу должным образом. Вовремя не завезли продукцию, не предложили новый ассортимент. А им просто времени не хватило на это, потому как они заняты не только на вашем предприятии.



Александр БАБУШКИН, директор ООО ТК «Красноярский хлеб»

Сотрудник использует неконтролируемые почтовые системы
Вот лишь некоторые из возможных признаков: сотрудник задает технические вопросы, которые не относятся к выполняемым в данный момент работам. Он больше пользуется внешними почтовыми системами, которые находятся вне контроля компании. И заказчики хотят общаться только с ним, а тот выполняет работы для клиентов в обход согласования через управляющих, не соблюдая существующий в компании бизнес-процесс.



Артем КУЧИН, ген. директор компании «Ай Ти Легион»




Фиксируйте производительность сотрудников на ранней стадии

Выявить факты использования служебных ресурсов бывает очень сложно. И особенно это касается траты рабочего времени на собственные цели: как правило, разоблачить промышляющего этим сотрудника реально можно – только когда он проработал в вашей фирме не менее полугода. Обычно в первое время люди подобными вещами и не занимаются: «притираются». В определенный момент хорошему руководителю нужно обязательно проследить за работоспособностью сотрудников, «зафиксировать» ее – метод зависит от сферы, в которой работает компания. Не секрет, что один и тот же объем работ люди способны выполнять в разные сроки: кому-то потребуется полчаса, кому-то необходим целый день. Если вдруг работа занимает у сотрудника в разы больше времени – это тревожный симптом. Еще один симптом – частые выходы человека из служебного помещения: для разговоров по сотовому телефону. Предлог может быть любой, но к подобным мелочам стоит присматриваться.



Сергей ЕВДОКИМОВ, директор строительной фирмы, г. Волгоград



Заметно снижается интерес к работе

Занятия «бизнесом» в бизнесе особенно распространены среди давно работающих сотрудников или среди вновь прибывших с опытом работы, которые привыкли таким образом работать и зарабатывать. Распознать такую ситуацию можно следующим образом: у сотрудников заметно снижается интерес к основной работе, так как все их мысли заняты «собственным бизнесом». В основных документах «проскакивают» дополнительные, имеющие отношение к сфере деятельности компании, но не зарегистрированные по плану. Сотрудники отпрашиваются раньше с работы, ссылаясь на личные проблемы.



Ольга ПИЛЮГИНА, исполнительный директор туристической фирмы «Альянс Холидей»



Следы скрыть невозможно

Скрыть следы подобной деятельности невозможно, рано или поздно все выйдет наружу. Если сотрудник стал постоянно задерживаться на работе или слишком рано на нее приходить, хуже стал выполнять свою основную работу, или у него вдруг вырос расход материалов – это те признаки, которые должны заставить задуматься, а не «левачит» ли он?



Евгений ТИТКОВ, директор медиа-агентств «Творческие люди», г. Сергиев Посад



ПРОДОЛЖЕНИЕ ТЕМЫ: Как реагировать на «халтуру» сотрудников – закрывать глаза, увольнять или менять что-либо в компании?
Как пресечь подобную деятельность и предотвратить ее появление?
Ответы экспертов на эти и другие вопросы в следующей статье.

Над материалом работали: Александр ГОЛОВИН, Инна АКЕНТЬЕВА, Анастасия КОМКОВА, Ольга КРИВОЛУЦКАЯ, Жанна ШМЕЛЕВА. www.nastol.ru